È arrivato il momento di usare al meglio Office 365
La suite di produttività basata su cloud, Microsoft Office 365, è stata appositamente costruita per supportare il lavoro da remoto. Gli utenti possono accedere ai file e alle app da qualsiasi dispositivo mobile, a condizione che abbiano una connessione Internet. Se si usa già Office 365, probabilmente si sa già come condividere file con OneDrive e organizzare riunioni con Teams. Ma scavando un po' più a fondo in applicazioni come Word, Excel e Outlook si noterà subito che Office 365 offre molte più opportunità per aumentare la produttività delle persone.
Suggerimenti per aumentare la produttività remota con Office 365
Onedrive
OneDrive è uno strumento di remote working essenziale che ti consente di accedere ai tuoi file da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo, ma ci sono molte altre funzionalità che possono aiutare te e il tuo team a lavorare in modo più efficiente. Eccone un paio:
- Recuperare le versioni precedenti dei file: OneDrive salva automaticamente i file mentre si lavora, in modo da non perdere il contenuto in caso di arresto anomalo del computer. Ma cosa succede se un collega entra in OneDrive e sovrascrive la versione? Non c'è problema. Basta accedere a OneDrive e individuare il file. Quindi fare clic sui tre puntini accanto al nome del file e scegliere "Cronologia versioni" dal menu a comparsa. Verranno visualizzate tutte le versioni precedentemente salvate.
- Lavorare offline: a volte devi lavorare dove non c'è un segnale Wi-Fi. Per fare ciò è sufficiente accedere a OneDrive online e fare clic sull'opzione 'Sincronizza' nella parte superiore dello schermo. In questo modo viene creato un percorso di OneDrive nel computer contenente gli stessi file e cartelle archiviati nel cloud. È possibile accedere facilmente ai file offline dal computer. Non appena si torna online, si sincronizzerà automaticamente.
Word ed Excel
Due degli strumenti più familiari e potenti tra i prodotti Office 365: Word ed Excel consentono di collaborare in modo più efficace ed efficiente.
- Risparmia tempo sulle modifiche: quando più utenti collaborano a un singolo documento di Word, le revisioni possono accumularsi rapidamente. Un modo per restringerli consiste nell'isolare e accettare tutte le modifiche di formattazione. Nella scheda Revisione, seleziona "Opzioni di contrassegno" e deseleziona tutto tranne "Formattazione". Quindi fai clic su 'Accetta' e scegli 'Accetta tutte le modifiche visualizzate'.
- Fai notare i tuoi commenti: quando stai modificando un documento di Word o Excel in OneDrive, puoi taggare un collega per fargli sapere quando è necessaria un'azione. Per creare un nuovo commento, digitare '' seguito dal nome della persona nel commento. Riceveranno quindi una notifica via e-mail e un link al documento che necessita della loro attenzione.
Teams
Non sorprende che Microsoft Teams abbia visto un enorme picco di utilizzo dall'inizio del lockdown. Probabilmente lo stai già usando per riunioni e chat, ma ecco un paio di funzioni utili che potresti non conoscere:
- Tieni tutti in loop: se vuoi inoltrare un'email a un gruppo di persone, non devi digitare l'indirizzo di tutti – puoi semplicemente inviarlo a un gruppo di Teams. Trova il gruppo Teams a cui desideri inviare messaggi, seleziona i tre puntini e scegli "Ottieni l'indirizzo email". È possibile incollare l'indirizzo in Outlook e inoltrarlo al gruppo. Puoi quindi utilizzare Teams per discutere l'email con tutti gli utenti del canale.
- Auto-trascrizione delle riunioni - sì, hai letto bene. Se si registra una riunione in Team, è ora possibile generare una trascrizione della riunione, risparmiando tempo e fatica per digitare minuti e azioni manualmente. Seleziona i tre puntini accanto alla registrazione nel feed della chat e scegli "Apri in Microsoft Stream", quindi seleziona i tre puntini sotto il video. Scegli "Aggiorna dettagli video" e imposta la lingua del video sull'inglese. Quindi seleziona "Genera automaticamente un file di sottotitoli" e scegli "Applica". Il file dei sottotitoli verrà visualizzato alla successiva apertura del file video.
Outlook
Outlook è uno degli strumenti Microsoft più familiari, tanto che probabilmente lo diamo per scontato. Ecco un paio di suggerimenti di Outlook che possono aumentare la produttività del tuo team:
- Organizzare i messaggi in arrivo: se si ha costantemente a che fare con la posta in arrivo, è importante configurare le cartelle e consentire a Outlook di organizzare i messaggi in modo da poter decidere facilmente quale leggere per primo. Seleziona "Nuovi elementi", scegli "Nuova cartella" e assegna un nome riconoscibile. Fai clic con il pulsante destro del mouse su un'e-mail e scegliere "Regole". È quindi possibile indicare a Outlook di inserire tutti i messaggi provenienti da tale mittente nella nuova cartella e di leggerli a proprio piacimento.
- Controlla se il tuo messaggio è stato ricevuto: quando lavori da remoto è difficile tenere traccia di chi è disponibile in qualsiasi momento. Prima di inviare un messaggio, seleziona "Opzioni" e quindi scegli "Conferme di recapito". Da lì è possibile richiedere una ricevuta 'Consegna' o una ricevuta 'Leggi'.
Crea un team più felice ed efficiente con Workplace Analytics
Workplace Analytics è uno degli strumenti più utili all'interno di Office 365. La soluzione Workplace Analytics per il lavoro di squadra aiuta a creare una migliore collaborazione, consentendo al team di stabilire obiettivi e tenere traccia dei progressi rispetto a tali obiettivi. Ad esempio, se i dipendenti ritengono di spendere troppo tempo per la collaborazione e non abbastanza per le attività, è possibile impostare un obiettivo per variare questa tendenza. Workplace Analytics raccoglierà quindi informazioni sulle abitudini di lavoro a livello organizzativo e ne comunicherà i dati agli utenti. Incoraggiando i lavoratori a gestire riunioni efficienti, a ricavare tempo per un lavoro specifico e a rispettare gli equilibri tra lavoro e vita privata, Workplace Analytics può aiutarti a mantenere un personale più sereno e produttivo.
