Article 6 Motivi per cui Microsoft Teams è migliore di Skype

La combinazione di video, voce e messaggistica istantanea di Skype for Business Online lo ha reso uno strumento vitale sul posto di lavoro. L'applicazione ha reso più semplice il contatto reciproco tra dipendenti interni, clienti e utenti esterni.

Per molte aziende, è difficile immaginare la vita senza Skype ma dal 31 luglio 2021 Skype for Business Online non sarà più disponibile. Fortunatamente, Microsoft ha trascorso gli ultimi anni a perfezionare un altro strumento che lo sostituirà definitivamente: Microsoft Teams.

Microsoft Teams offre le stesse funzionalità di Skype for Business online, insieme a una gamma di funzionalità nuove e migliorate che rendono le aziende più collaborative e produttive. Microsoft Teams è molto più di una semplice sostituzione, è un miglioramento significativo.

Microsoft Teams è già lo strumento di comunicazione predefinito in Office 365 e tutti i clienti di Skype for Business online non avranno altra scelta che migrare prima che il servizio venga disattivato. Quindi questo è il momento migliore per scoprire la gamma di funzioni utili che Microsoft Teams ha da offrire e come aiuterà la tua organizzazione.

1. Offre comunicazioni più arricchite

Microsoft Teams ha le stesse funzionalità vocali, video e di chat del suo predecessore, ma va oltre queste funzioni di base offrendo conversazioni di gruppo più efficaci e funzionalità di social network che aumentano il coinvolgimento degli utenti, i quali possono ora ricevere notifiche, menzioni e commenti e includere contenuti multimediali, GIF ed emoji nelle chat.

La caratteristica principale di Microsoft Teams è la capacità di organizzare diversi dipartimenti o gruppi di progetto che possono essere organizzati in "team", comprendenti fino a qualche migliaio di dipendenti. Ciò consente ai partecipanti di accedere a tutte le risorse necessarie per completare un'attività. All'interno dei diversi "team", canali separati di conversazione consentono interazioni e collaborazioni in tempo reale con più partecipanti. Questa tipologia di lavoro risulta molto più efficace di una chat di gruppo su Skype.

2. Si integra con Office 365 e applicazioni di terze parti

Un altro grande vantaggio di Microsoft Teams rispetto a Skype for Business online è la profonda integrazione con le applicazioni di Office 365 come Word, Excel e Yammer. Ciò significa che gli utenti possono ottenere un rapido accesso ai file, alle persone e alle applicazioni più rilevanti di cui hanno bisogno per completare il lavoro all'interno dei loro "team". Questa stretta relazione semplifica i flussi di lavoro e fa risparmiare tempo agli utenti.

3. Facile collaborazione documentale

L'integrazione di Office 365 permette agli utenti di lavorare simultaneamente sui documenti e comunicare le modifiche agli altri membri in tempo reale. Le modifiche apportate da un utente di un "team" sono facilmente visibili dagli altri autori e si possono lasciare commenti e feedback su eventuali modifiche.

Questo è un vantaggio significativo rispetto alla collaborazione asincrona di Skype o delle e-mail, che richiede più tempo e si traduce nella creazione di più versioni dello stesso documento che circolano all'interno di un'organizzazione.

4. Accesso più rapido alle informazioni

Può essere difficile trovare le informazioni che stai cercando in Skype for Business online, che non dispone di avanzate funzionalità di archiviazione o ricerca. Microsoft Teams offre invece potenti strumenti di ricerca, chat persistenti e segnalibri per semplificare la cosa. Microsoft Teams può anche aggiungere "schede" per alcune applicazioni all'interno dei Canali e le shortcut con la tastiera aiutano con la navigazione e la ricerca. 

5. Promuove l’automazione

Microsoft Teams utilizza le informazioni immesse dagli utenti per automatizzare i processi. L'automazione libera il personale da attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo, in modo che possano concentrarsi su attività di maggior valore. I team imparano come operano i singoli utenti, offrendo consigli, supporto per chatbot e traduzione automatica. In futuro, anche Cortana verrà integrata. Tutti questi aspetti favoriscono strategie di trasformazione digitale e aiutano la formazione di un personale moderno e sempre connesso.

6. Sicurezza superiore e compliance

Proprio come Skype for Business online, Microsoft Teams è un servizio basato su tecnologie cloud. Ciò significa essere supportato dagli stessi investimenti di svariati miliardi di sterline che Microsoft effettua nella sicurezza cloud e dalla disponibilità di aggiornamenti automatici che mantengono la soluzione sempre aggiornata. Le aziende possono essere certe che la migrazione non avrà alcun impatto sulla loro sicurezza.

Di base le conversazioni in Teams sono persistenti. Ciò rende più facile trovare e archiviare le informazioni. Tuttavia le aziende possono impostare policy in materia di conservazione dei dati che disattivino o addirittura eliminino i team dopo un determinato periodo di tempo. Inoltre, è possibile impostare singole policy per le chat private o i messaggi del canale.

Conclusione

Microsoft Teams rappresenta un'opportunità per trasformare la modalità in cui la tua organizzazione comunica e collabora, e questo non equivale esclusivamente ad un cambiamento di tipo tecnologico ma anche, e soprattutto, culturale.