Lo scenario

Coopservice, leader nella fornitura di servizi di pulizia, sicurezza, logistica, energy e facility management, con oltre 13.000 collaboratori, utilizzava cartelle condivise e altri repository per contenere le informazioni e i documenti dei vari dipartimenti. Benché fosse ormai semplice e naturale per la maggioranza degli utenti, questa prassi in realtà rendeva complesso e dispendioso assicurare una governance opportuna e stabilire processi condivisi in tutta l’azienda.

La sfida

Le policy di Coopservice a sostegno dello smartworking richiedevano non solo una infrastruttura sicura e protetta, ma anche un insieme di processi aziendali che garantissero coerenza e omogeneità in tutte le aree aziendali, e di conseguenza una fase di training che favorisse l’adozione di questi cambiamenti. Inoltre, l’obiettivo aziendale del raggiungimento e del mantenimento della certificazione ISO 27001, che richiede una corretta gestione dei documenti, aveva evidenziato la necessità di processi strutturati di controllo e governo di dati e informazioni.

“Insight ci ha aiutato non solo a realizzare il progetto, ma anche a gestire la transizione senza generare ansie e resistenze negli utenti. I nostri utenti oggi si sentono molto più confidenti nell’uso della tecnologia, e abbiamo rilevato un miglioramento significativo del modo in cui percepiscono e gestiscono i loro dati.”

Elena Ferrarini, IT Project Manager, Coopservice

Soluzione e benefici

Dopo un’attività iniziale di assessment, la soluzione individuata da Coopservice e Insight ha richiesto una riorganizzazione della infrastruttura di Sharepoint in azienda, un'ottimizzazione dei canali di Microsoft Teams, e la gestione degli spazi di OneDrive for Business per i dati dei singoli utenti.

Oltre all’evoluzione tecnologica, la soluzione ha previsto anche una fase importante di gestione del processo di adozione, che ha reso necessaria l’individuazione di una serie di key users nelle varie funzioni. Attraverso una serie di interviste è stato quindi possibile avere una visione completa, accurata e aggiornata della situazione e delle esigenze che la nuova intranet doveva soddisfare.

Perché Insight?

Dopo anni di proficua collaborazione con Coopservice, Insight era il partner ideale per supportare l’azienda nelle fasi più delicate del progetto. La competenza di Insight nella gestione dei progetti ha permesso a Coopservice di avvalersi di project manager esperti che hanno strutturato un processo di interviste e hanno permesso di identificare dei key users nelle varie funzioni aziendali. Ogni dipartimento aveva infatti esigenze e specificità diverse, e Insight ha saputo offrire un supporto agile e tempestivo agli utenti nelle fasi di adozione, evitando che si generassero ansie o resistenze.

RISULTATI PRINCIPALI