Article Gestione dei costi software: la prima necessità dell'IT di oggi

Il mondo dell’Information Technology in poche settimane è cambiato. Per lungo tempo si era vista una leggera flessione nella velocità di adozione delle nuove tecnologie o dei nuovi metodi di lavoro.

 Gli eventi recenti hanno accellerato in modo irreversibile la necessità di lavorare da remoto.
Permettere agli user interni ed esterni di lavorare da qualsiasi luogo e con il massimo della performace è un punto fermo che si può riscontrare in tutti gli IT delle aziende.

Ogni cambiamento porta lati positivi ma anche elementi che potenzialmente non erano stati valutati.

Molti sono gli aspetti da valutare in ottica di IT  governance per evitare rischi futuri:

Questa crisi mondiale come ha cambiato la gestione dell’Hardware e del Software?

E’ necesario comprendere quali sono le informazioni necessarie da raccogliere per controllare gli asset IT presenti oggi nell’azienda e quale sia il piano per i prossimi mesi. Gli accessi indiretti, gli accessi da esterni ad esempio.

Cosa stanno usando gli utenti e di cosa hanno realmente bisogno?

E’ vitale fare una mappatura dei prodotti in uso e da adottare per indirizzare meglio le quantità negli  acquisti e il tipo di prodotto da acquistare cercando di massimizzare gli investimenti fatti e minimizzare l’esborso attuale.

Cosa si sa dell’attuale incremento dell’uso delle VDI/Terminal services e del mondo cloud?

I processi di autorizzazione e gestione sono in alcune aziende stati ignorati per provvedere alle esigenze immediate di produzione questo può aver provocato un possibile rischio di sicurezza o di software license compliance che impatterà a livello economico nel futuro. L’impatto può  essere di diverso genere sia legato al software publisher specifico sia per quanto riguarda le varie dipendenze tra i vari software di produttori diversi (Oracle e Vmware ad esempio, oppure Citrix e Microsoft) La coscienza della situazione di rischio economico nel caso di Audit o di attacchi di sicurezza è un punto di attenzione da analizzare non appena l’emergenza verrà gestita.

Stiamo selezionando le tecnologie giuste?  

Teams, Zoom, AWS, Azure quali sono le tecnologie che in modo chiaro e consistente supportano e supporteranno l’azienda? Definire in termini temporali anche la vita del prodotto in acquisto è fondamentale per capire se è l’investimento fatto è duraturo.

Come sto gestendo il rapporto con il software publisher? 

La gestione del software publisher  è importante in questo periodo. Negoziare proroghe, definire nuovi acquisti e prodotti con prezzi adeguati, non effetturare acquisti compulsivi sull’onda di necessità o sconti del momento che potrebbero non essere rivedibili nel futuro. Gestire eventuali politiche di audit del produttore, definire Termini e Condizioni in ottica evolutiva. Sono tutti punti che devono essere messi all’attenzione di chi si rapporta con i produttori.

Insight su tutte queste domande ha una serie di servizi che hanno lo scopo di:

• Analizzare i contratti in corso e sfruttarli al meglio
• Comprendere lo stato attuale dell’installato e dell’utilizzo
• Definire un piano evolutivo in base alle esigenze
• Negoziare eventuali rinnovi o nuovi acquisti a livello di prezzo e quantità
• Comprendere e negoziareTermini e Condizioni contrattuali
• Affiancare il cliente per definire processi
• Valorizzare econimicamente il rischio legato alla software compliance
• Non farsi trovare impreparati agli Audit che i software publisher faranno finito il periodo di crisi
• Controllare l’attuale processo interno di gestione del software o disegnarne uno se non presente.