Article Come consentire agli utenti di lavorare bene da casa
By Insight IT / 29 Jun 2020 / Argomenti: Collaboration Personale Mobilità Microsoft 365
By Insight IT / 29 Jun 2020 / Argomenti: Collaboration Personale Mobilità Microsoft 365
Per quanto intuitivi siano diventati la collaborazione digitale e gli strumenti di produttività virtuale di oggi, richiedono ancora la giusta strategia, mentalità e formazione per consentire agli utenti di sfruttare a pieno le opportunità di lavorare da remoto.
La modalità di lavoro a distanza a ben vedere non costituisce una grossa novità. Molte aziende adottano questo modello già da molti anni, infatti, un sondaggio condotto da Gartner ha rilevato che un terzo dei dipendenti lavora da remoto già da 3-4 anni e uno su dieci lo fa da almeno 10 o 15 anni. A causa del recente significativo e insolito cambiamento delle situazioni aziendali, Gartner afferma che il 74% dei CFO intende spostare permanentemente alcuni dipendenti verso posizioni da remoto.
Piattaforme come Office 365, Cisco, Webex, Zoom e altre sono i principali attori di questo cambiamento e stanno aprendo la strada a una nuova era del lavoro connesso.
Ma come per qualsiasi soluzione IT, al fine di consentire agli utenti di sfruttare al meglio queste piattaforme, è necessaria un’attenta pianificazione, una formazione e un supporto adeguati. Se la tua azienda sta implementando un programma di lavoro o di studio a distanza, ecco alcuni passi importanti da adottare per garantirne il successo.
Consentire ai dipendenti di lavorare o studiare da casa comporta numerosi vantaggi, oltre ad alcune sfide. La tua organizzazione dovrà essere in grado di continuare a guidare e supportare i tuoi collaboratori da remoto, mantenendo i requisiti delle principali attività aziendali e soddisfacendo le normali funzioni HR.
Quando si elabora una strategia per consentire il lavoro da remoto, inizia effettuando una valutazione delle esigenze e delineando un piano di gestione e implementazione del cambiamento. Considera tutte le cose cui i tuoi utenti avranno bisogno per continuare a gestire le attività aziendali.
Come farai a:
Dopo aver identificato le aree di cambiamento, è necessario eseguire una valutazione dei rischi e un piano di mitigazione per affrontare tali rischi. Quali misure dovranno essere adottate per sostenere le nuove tecnologie o infrastrutture? Come garantirai la privacy dei dati? Come comunicherai, organizzerai e formerai il tuo personale o il tuo corpo studentesco, nonché i partner, clienti e fornitori, sui nuovi strumenti e processi?
L'utilizzo di queste linee guida come base per la tua strategia di Change Management Organizzativo (OCM) contribuirà a garantire una transizione agevole al lavoro remoto.
Non mancano gli strumenti digitali e le piattaforme software che consentono ai dipendenti moderni di comunicare e collaborare da qualsiasi luogo. A seconda delle soluzioni già disponibili, abilitare il lavoro da remoto può essere più semplice del previsto.
La suite di Office 365 è oggi tra gli strumenti di produttività aziendale più diffusi e offre tutto il necessario per rimanere sempre connessi e produttivi:
Per gli utenti Mac, Apple offre una gamma simile di soluzioni attraverso la loro suite iWork. Questi prodotti si integrano perfettamente su desktop, tablet, smartphone e persino orologi.
Anche Google offre potenti strumenti online con funzionalità gratuite e utilizzabili con un account Google:
Ci sono anche altri strumenti di produttività e collaborazione disponibili online, molti dei quali possono facilmente integrarsi con le piattaforme o le soluzioni esistenti della tua azienda. Alcune di queste opzioni sono gratuite o a basso costo, mentre altre offrono piani tariffari aziendali.
Sia che tu scelga uno di questi famosi set di strumenti digitali o una soluzione personalizzata di fornitori come SAP o Oracle, gli strumenti di collaborazione sono in definitiva tanto efficaci quanto le persone che li utilizzano.
Una strategia di Change Management di qualità incentrata sull'adozione e il mantenimento, abbinata a una formazione adeguata, contribuirà ad accelerare l’adozione e la competenza di questi strumenti da parte dei tuoi collaboratori.
La maggior parte dei fornitori di software offre formazione e supporto online. Esperti di servizi di Change Management e Learning & Development (L&D) come Insight possono aiutare a pianificare, coordinare e sostenere i tuoi sforzi per assicurarti che gli utenti si aggiornino in modo rapido ed efficace.
Assicurati di offrire ai dipendenti non solo gli strumenti di cui hanno bisogno, ma anche il tempo e la formazione necessari per sentirsi a proprio agio con essi. Un piccolo investimento in pianificazioni strutturate di adoption e tempi dedicati in anticipo alla formazione apporteranno in futuro enormi benefici grazie ad una maggiore fiducia e produttività.
Uno degli aspetti più importanti del lavoro da remoto è fare in modo che gli utenti sviluppino la giusta mentalità.
Tradizionalmente, quando qualcuno è "fuori ufficio" è perché è in malattia, in vacanza o altrimenti non disponibile. Si tratta di solito di uno stato temporaneo che la gente ha previsto, pertanto, raramente dobbiamo preoccuparci del ritardo nei progetti. Ma quando si lavora come parte di una forza lavoro remota o distribuita, questo non è più il caso. "Lontano dagli occhi, lontano dal cuore" può significare che un lavoro importante viene messo in attesa, causando ritardi e attriti tra colleghi. Può anche significare che gli attori chiave siano lasciati fuori da riunioni e conversazioni regolari, facendoli sentire isolati e meno importanti. Se non hanno il pieno accesso alle informazioni e alle risorse di cui hanno bisogno, potrebbero avere delle difficoltà a rimanere produttivi.
La soluzione a questi problemi? Forma i tuoi dipendenti sui metodi più efficaci per utilizzare gli strumenti di collaborazione a loro disposizione e comunicarne le priorità allo stesso modo con coloro che lavorano da casa e con quelli in ufficio. Assicurati che tutti comprendano il proprio ruolo e le aspettative che sono state impostate per loro. Ciò contribuirà a rimanere allineati e a rispettare le scadenze indipendentemente da dove ci si trova.
I leader devono anche adattare la loro mentalità nell'accogliere gli utenti virtuali, assegnando ugualmente progetti, offrendo feedback e comunicando con il loro team. Ciò significa utilizzare la tecnologia per sostituire le interazioni faccia a faccia, tenere traccia dei cambiamenti degli orari e interagire allo stesso modo con gli utenti locali e remoti. Se la mentalità e la tecnologia non sono allineate dall'alto verso il basso, l'adoption sarà ostacolata.
La sicurezza informatica è una vera preoccupazione quando si ha a che fare con una base di utenti remota. Il reparto IT dovrà fare la propria parte per salvaguardare le connessioni tramite software antivirus e VPN. I partner esterni potranno contribuire a garantire che la sicurezza dell'infrastruttura sia protetta da ogni tipo di minaccia. Ma anche con la più solida strategia di sicurezza informatica, alcune questioni come il phishing e l'hacking visivo, dovranno anche essere prevenute a livello di utente con un po' di buon senso ed educazione.
Fortunatamente, la formazione sulla sicurezza informatica è già parte integrante del processo di onboarding di molte organizzazioni. Adattando il programma per le piattaforme di e-learning e includendo queste informazioni nei cicli di formazione di routine sia per i lavoratori interni che esterni, sarà possibile contribuire a proteggere la propria azienda da una potenziale violazione dei dati.
Mentre potrebbe essere necessaria una pianificazione strategica per preparare e formare i dipendenti a lavorare con successo da casa, molte organizzazioni stanno iniziando seriamente a prendere in considerare il lavoro a distanza a causa dei molteplici benefici.
Gli strumenti virtuali di oggi ti consentono di accedere senza problemi a una forza lavoro globale, ampliando notevolmente il tuo pool di talenti disponibili. Fornire orari di lavoro flessibili e l'accesso a un migliore equilibrio della vita lavorativa migliora la soddisfazione dei dipendenti e può aumentarne la fidelizzazione. Gli studi hanno anche dimostrato che i dipendenti che lavorano in remoto hanno più tempo e sono più produttivi dei loro omologhi d'ufficio.
Scopri come ottenere gli strumenti e il supporto di cui necessita la tua azienda per far fronte alla mutevole situazione odierna e a prepararsi al meglio per il futuro adottando modelli lavorativi moderni.
